jak zaprojektować idealny identyfikator eventowy?

Niezależnie od tego, czy jesteś event managerem, specjalistą w dziale marketingu, czy też graphic designerem związanym z branżą eventową, z pewnością nie raz stanąłeś przed zadaniem przygotowania identyfikatorów na konferencję, kongres lub inne wydarzenie. I choć z pozoru wydaje się, że jest to sprawa banalna, to jednak w natłoku przedeventowych przygotowań wciąż łatwo o popełnienie błędów.

W tym artykule podpowiadam, na co zwrócić uwagę, aby identyfikator nie tylko spełnił swoje zadanie, ale też stał się prawdziwą wizytówką Twojego wydarzenia, a potem na długi czas zagościł w szufladzie z najlepszymi pamiątkowymi gadżetami.

praktyczny layout

Projekt identyfikatora powinien być prosty i przejrzysty. Jego spójność z identyfikacją wizualną wydarzenia jest bardzo ważna, ale jeśli nazwa konferencji, logo i inne elementy graficzne dominują przestrzeń identyfikatora na tyle, że przykuwają Twój wzrok bardziej niż dane uczestnika, to świadczy to tylko o tym, że poszliśmy w złym kierunku.
Tworząc lub akceptując projekt graficzny pomyśl o identyfikatorze nie tylko jak o akcesorium weryfikującym daną osobę jako uczestnika Twojego wydarzenia czy elemencie brandingowym, ale przede wszystkim jak o narzędziu, które ma skłaniać uczestników do wzajemnych interakcji. Większość z nas nie ma naturalnego talentu do nawiązywania kontaktów. Często zapominamy imiona i mamy trudności z zapamiętywaniem twarzy, w szczególności gdy poznajemy wiele osób jednocześnie. Identyfikator ma służyć jako szybka ściągawka, która pozwoli uniknąć niezręcznych sytuacji lub pomoże łatwo zlokalizować daną osobę w tłumie nieznajomych. Pamiętaj więc, aby zarezerwowanie odpowiedniej ilości miejsca na dane personalne było zawsze priorytetem - tylko wtedy ma on szansę spełnić swoją najważniejszą, networkingową funkcję.

agenda w nowoczesnej formie

Bardzo dobrą praktyką jest umieszczenie harmonogramu konferencji na rewersie identyfikatora w formie kodu QR, którego zeskanowanie smartfonem poprowadzi uczestnika bezpośrednio do zakładki z agendą na landingpage’u Twojego wydarzenia. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musisz stale martwić się o aktualność programu na identyfikatorach. Wystarczy, że poprawisz treści na stronie wydarzenia, a uczestnicy zawsze będą mieli dostęp do wersji po ostatnich zmianach. Prezentując program w ten sposób zyskujesz również dodatkową powierzchnię, którą możesz zagospodarować np. na umieszczenie logotypów sponsorów lub innych praktycznych informacji. Jeśli nie chcesz całkowicie rezygnować z agendy w tradycyjnej formie, ogranicz ją do niezbędnego minimum, aby zachować czytelność treści, a wersję rozszerzoną dodaj w postaci kodu QR.

przemyślana forma personalizacji

Funkcjonalny identyfikator eventowy to nie tylko taki, który zostanie dobrze zaprojektowany, ale również szybko i sprawnie wydany uczestnikowi na recepcji Twojego wydarzenia. Jeśli organizujesz mały, kameralny event możesz pozwolić sobie na umieszczenie danych personalnych bezpośrednio w projektach i wydrukowanie ich z wyprzedzeniem. Przy wydarzeniach liczących od 100 i więcej uczestników proces personalizacji identyfikatorów najlepiej sprawdza się bezpośrednio na recepcji eventowej. Rodzaje dostępnej personalizacji zależą od formatu i podłoża, na jakim wydrukowany został layout identyfikatora. O zdecydowanej przewadze tego rozwiązania nad czasochłonnym wyszukiwaniem właściwych ID wśród setek gotowch ezgemplarzy piszę szerzej w artykule - Jak obsługiwać uczestników według standardu Recepcja 2.0.
Bez względu na to, jaką formę personalizacji wybierzesz, zadbaj o proste i czytelne czcionki, które pozwolą łatwo rozszyfrować personalia z dużej odległości. W tej roli świetnie sprawdzają się czcionki bezszeryfowe (Sans). Co istotne, imię i nazwisko uczestnika zawsze powinno znajdować się w dwóch osobnych wierszach – pozwoli to zmaksymalizować wielkość czcionki, a tym samym poprawić czytelność identyfikatora.

poprawność i spójność danych

Nie pozwól, aby w Twojej bazie uczestników (a co za tym idzie również w efekcie końcowym - na identyfikatorach) pojawiły się jakiekolwiek błędy – literówki, braki znaków diakrytycznych czy imiona zapisane z małej litery. Aby zachować spójność zapisu danych, zwróć uwagę także na różnice w pisowni, np. część nazwisk pisana klasycznie, z wielkiej litery, a część w całości wielkimi literami. Tam, gdzie jest to możliwe skracaj niepotrzebne rozwinięcia form prawnych firm i instytucji.
Staranne przygotowanie bazy ma szczególne znaczenie w przypadku, gdy nie korzystasz z opcji personalizacji identyfikatorów na miejscu wydarzenia, w związku z czym nie masz możliwości szybkiego poprawienia danych w systemie recepcyjnym. Wydanie identyfikatora z błędnie wydrukowanym nazwiskiem lub co gorsza wersji awaryjnej, z danymi wypisanymi ręcznie markerem to z wizerunkowego punktu widzenia najgorszy możliwy scenariusz, którego zdecydowanie powinieneś unikać.

odpowiedni sposób mocowania

Smycz, którą stosujesz nie powinna pozwalać, aby identyfikator się obracał. Jeśli chcesz uniknąć sytuacji, w której uczestnicy zamiast swojego imienia i nazwiska będą prezentować na froncie rewers z agendę wydarzenia, zadbaj koniecznie o dwa punkty mocowania, dzięki czemu identyfikator będzie zawsze znajdował się w takiej samej pozycji. Warto pamiętać również o tym, że smycze nie mogą być za długie – jeśli identyfikator znajdzie się zbyt nisko, to nie dość że będzie on niewygodny w użytkowaniu, to dodatkowo zerkanie na dane uczestnika może stać się dla drugiej osoby bardzo niekomfortowe. W przypadku identyfikatorów o mniejszych rozmiarach dobrą alternatywą może być zastosowanie zapięcia magnetycznego, które jest nieinwazyjne i nie niszczy odzieży.

jakość zaprocentuje

Jeśli zależy Ci na budowaniu wizerunku profesjonalnego organizatora wydarzeń, staraj się nie poszukiwać oszczędności na identyfikatorach, gdyż w ogólnym rozrachunku możesz więcej na tym stracić niż zyskać. Pamiętaj, że identyfikator, który wręczasz uczestnikowi staje się jego wizytówką na cały dzień i jednocześnie stanowi odzwierciedlenie Twojej marki, tak więc jego jakość i estetyka mogą mieć natychmiastowy wpływ na postrzeganie uczestników o poziomie całego wydarzenia.
Twój identyfikator eventowy powinien być przede wszystkim wytrzymały. Pod tym względem najlepiej sprawdzają się karty plastikowe, które nie tylko wyglądają prestiżowo, ale są w stanie przetrwać każde warunki eventowe – częste zakładanie i zdejmowanie, kontakt z napojami czy wilgocią przy niekorzystnej pogodzie. Jeśli masz mocno ograniczony budżet i nie możesz pozwolić sobie na zamówienie identyfikatorów na podłożu pcv, koniecznie zainwestuj w papier o wysokiej gramaturze (zdecydowanie z opcją foliowania)lub porządne, elastyczne etui, które nie będzie się łatwo łamać i obrywać ze smyczy.

nie tylko identyfikacja

Korzystając z nowoczesnych technologii możemy za pomocą identyfikatorów robić znacznie więcej. Identyfikator, który będzie miał nadrukowany indywidualny kod QR lub zaszyty moduł RFID może zapewnić dużo więcej, niż samą identyfikację uczestników. Podczas nowoczesnych eventów takie identyfikatory mogą stać się narzędziem networkingowym pozwalającym na szybką wymianę kontaktów, przepustką na zamknięte szkolenie czy kuponem na lampkę szampana lub lunch.